Rechtliche und Compliance-Anforderungen in Global Mobility: So bleiben Sie up-to-date

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Treiben Sie internationale Geschäftsprojekte voran, indem Sie Compliance-Anforderungen ganz oben auf Ihre Prioritätenliste setzen. Folgendes sollten Sie wissen.

Vor, während und nach einem Auslandseinsatz sind zahlreiche rechtliche und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Ihr Unternehmen wichtige Termine hat, die Sie nicht verpassen dürfen. Wenn Sie HR-Profi sind, wissen Sie nur zu gut, dass der Umzug von Mitarbeitern mehr bedeutet, als sie einfach von A nach B zu bringen. Aber kennen Sie ALLE Compliance- und gesetzlichen Anforderungen? Wenn es um Compliance und Legal in Relocation geht, ist die Checkliste komplex und kann endlos erscheinen. Ein zu spät gestellter Visumsantrag, eine vergessene Krankenversicherung oder die nicht rechtzeitige Eröffnung eines Bankkontos – all dies hat schwerwiegende Folgen, die ein lukratives Geschäftsprojekt im Ausland zeitlich verschieben können. Wenn Sie die aktuellen Anforderungen an die unterschiedlichen Impfpläne der verschiedenen Länder hinzufügen, wird die Sache noch komplizierter. Einsätze können sich verzögern, weil ein umziehender Mitarbeiter seine COVID-19-Impfung erhält.

Mangelndes Bewusstsein und ein konsistenter Compliance-Prozess können zu einer schlechten Mitarbeitererfahrung führen oder den Ruf Ihres Unternehmens in anderen Märkten schädigen. Dies kann auch zu finanziellen Sanktionen seitens der nationalen Regierungen führen.

Was bedeutet Umzugs-Compliance

Compliance und gesetzliche Verpflichtungen bei Auslandsverlagerungen beziehen sich auf die gesetzlichen Anforderungen an den Mitarbeiter und dessen Einsatz in einem Gastland. Zu den Anforderungen gehören die Einreichung von Anträgen am richtigen Ort zur richtigen Zeit, die Beantragung des entsprechenden Visums, die Erfüllung steuerlicher Anforderungen, die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und der Abschluss eines obligatorischen Versicherungsschutzes.

Nichteinhaltung wirkt sich auf das gesamte Unternehmen aus

Laut einer unabhängigen Studie des Ponemon Institutes können die „Kosten der Nichteinhaltung teurer sein als Investitionen in Compliance-Aktivitäten“. Betriebsstörungen, Gebühren und Strafen, Audits, Produktionsausfälle – all dies kann insgesamt mehr kosten, als HR-Experten über Compliance-Anforderungen zu unterrichten und einen soliden Prozess einzuführen.

Für große Konzerne und sogar KMU bedeutet die Bestätigung eines Geschäftsabschlusses, der die Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland erfordert, eine Abstimmung aller Unternehmensbereiche. In vielen Fällen werden Compliance und rechtliche Aspekte bei internationalen Umzügen vergessen, bis unvermeidliche Probleme auftauchen. Diese Probleme können sich als große Hürden erweisen, die Personalverantwortliche überwinden müssen, um Bußgelder zu vermeiden und das Geschäftsprojekt wieder auf Kurs zu bringen.

Ein zuverlässiger Compliance-Prozess kann die Bearbeitungszeit nach der Bestätigung eines Projekts oder Deals verkürzen. Dazu benötigen Sie ein klares Verständnis aller Compliance- und gesetzlichen Anforderungen von der Abreise bis zur Ankunft.

„Eine der größten Herausforderungen bei der Verlagerung unserer Kunden besteht darin, die Erwartungen zwischen Geschäftsbereichen und Mobilitätsprogrammen zu managen. Oftmals gibt es eine enge Frist, sobald eine Geschäftseinheit ein Geschäft abschließt und Mitarbeiter schnell ins Ausland entsandt werden müssen. Der Compliance- und Rechtsweg behindert dies und kann sich auf das finanzielle Ergebnis des Projekts auswirken“, sagt Guntram Maschmeyer, Director of Corporate Business bei Packimpex.

Checkliste zur Relocation Compliance

Zu wissen, wie man Mitarbeiter anstellt, bezahlt und bindet und gleichzeitig Compliance- und gesetzliche Relocation-Anforderungen erfüllt, spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg Ihrer internationalen Projekte und Ihren Ruf als Arbeitgeber. Dies ist eine umfassende Liste, was Sie vor, während und nach dem Umzug eines Mitarbeiters beachten müssen, um einen reibungslosen Ablauf für alle Beteiligten zu gewährleisten.

Relocation Compliance vor der Abreise

Bevor Sie mit dem Durcharbeiten Ihrer Checkliste beginnen, ist es wichtig, sich mit den Regeln und Vorschriften des Gastlandes vertraut zu machen. Was ist anders im Vergleich mit der aktuellen Beschäftigung im Heimatland? Dieses Wissen gibt Ihnen eine solide Grundlage, wenn Sie die Compliance- und gesetzlichen Verpflichtungen erfüllen.

Einwanderung & Registrierung

Dies ist wahrscheinlich der komplexeste Aspekt, wenn es um die Einhaltung von Umzugsrichtlinien geht, da die Anforderungen von Fall zu Fall unterschiedlich sind. Compliance umfasst alles, was mit dem Einwanderungsrecht zu tun hat, wenn Mitarbeiter aus dem Ausland umziehen – Berechtigung, Visa, Aufenthaltserlaubnis, Erstausstellung und Verlängerungen.

• Zunächst müssen Sie wissen, ob ein Arbeitnehmer das Recht hat, am neuen Standort zu arbeiten.
• Dann müssen Sie dem Transferee helfen, die Arbeitserlaubnis und/oder das Visum zu beantragen, die im Gastland erforderlich sind.
• Bei der Ankunft müssen sie sich wahrscheinlich bei der lokalen Verwaltung registrieren. Dieser Prozess kann von Land zu Land unterschiedlich sein, daher ist es am besten, diese Regeln zu kennen, bevor der Übernehmer zu seinem Einsatz aufbricht.

Versicherung

• Erkundigen Sie sich, ob ihr Mitarbeiter eine Unfallversicherung (beruflich und privat) und andere Versicherungsdeckungen benötigt. Was wird vom Gastland verlangt und was ist ein Zusatznutzen für den Arbeitnehmer?

Finanzen

• Zunächst müssen Sie Ihrem Mitarbeiter helfen, ein Bankkonto zu eröffnen, bevor er abreist. Dazu benötigen Sie vom Mitarbeitenden spezifische Unterlagen.
• Das Bankkonto ist für Gehaltszahlungen zwingend erforderlich. Auch die Sozialversicherungsbeiträge sind ein wichtiger Punkt. Gelten diese Beiträge sowohl im Heimat- als auch im Gastland oder nur dort, wo der Mitarbeitende arbeiten wird? Klären Sie dies unbedingt ab, bevor Ihr Mitarbeiter seine Koffer packt.
• Die offensichtlichste Compliance-Verpflichtung in Bezug auf Finanzwerte ist die Einhaltung der Steuervorschriften. Das Erwartungs-Management von Anfang an hilft Ihnen, unerwartete Kosten für Ihr Unternehmen und den Mitarbeiter zu vermeiden.

Wohnen und andere Ankunftsdienstleistungen

• Eine angemessene Unterkunft zu finden, spielt nicht nur für die Relocation-Erfahrung des Mitarbeiters eine grosse Rolle, sondern sie ist auch für die Einreise ins Land notwendig. Die Einwanderungsbehörden werden wissen wollen, wo sich der Mitarbeiter aufhält. Die Bestätigung ihres Zuhauses vor der Abreise ist eine großartige Möglichkeit, diese Anforderung sicherzustellen.
• Wenn Mitarbeitende mit ihren Kindern umziehen, müssen sie bereits in eine Schule aufgenommen werden oder sich für das kommende Schuljahr angemeldet haben. Bildung ist für Familien oft eine sehr persönliche Entscheidung. Informieren Sie Ihren Mitarbeitenden über die Ausbildungsmöglichkeiten im Gastland. Stellen Sie sicher, dass die Schule für die Kinder ausgewählt wird, bevor die Familie abreist und anfangen hat eine Unterkunft anfangen zu suchen.

Relocation-Compliance während des Auslandsaufenthalts

In dieser Phase haben Sie und Ihre Mitarbeitenden sichergestellt, dass alle Compliance- und gesetzlichen Verpflichtungen eingehalten werden, bevor diese ihren Auslandseinsatz beginnen. Sobald diese angekommen sind und ihre internationale Beschäftigung begonnen haben, müssen noch einige andere Compliance-Elemente verwaltet werden. Dazu gehören Unterkunft und andere Ankunftsdienstleistungen wie:

• Unterschriebener Mietvertrag: Ihre Mitarbeitenden sollten ihn haben und deren Name sollte auf dem Briefkasten stehen. Die Unterzeichnung des Mietvertrags ist ein wichtiger Bestandteil der Relocation für Ihren Mitarbeitenden und gespickt mit Compliance-Anforderungen. Die Rechte und Pflichten sollten ihnen im Voraus klar dargelegt werden, um einen Verstoß gegen die Vorschriften zu vermeiden und die Chancen auf eine Rückzahlung der Mietkaution zu maximieren.
• Telefon- und Internetanschlüsse
• Haftpflicht- und Autoversicherung sowie alle anderen erforderlichen Versicherungspolicen, die nicht vor der Ankunft abgewickelt wurden.

Langfristige Relocation-Compliance

Die langfristige Relocation-Compliance unterscheidet sich von der Relocation-Compliance während des Aufenthalts, da sie einen klaren Blick auf das Kommende erfordert. Die frühzeitige Kenntnis von Fristen, wichtigen Terminen und Anforderungen für Geschäftsreisen macht die Dinge für Sie und Ihren Mitarbeitenden einfacher und reibungsloser. Folgendes müssen Sie bei der Entsendung eines Mitarbeitenden beachten:

• Wichtige Termine von Genehmigungen: Wann läuft die Genehmigung oder das Arbeitsvisum ab? Was müssen Sie tun, um die Genehmigung oder das Visum im Voraus zu erneuern, um sicherzustellen, dass der Transferee nicht illegal im Gastland arbeitet? Hier sind eine solide langfristige Perspektive und Kenntnisse der Einwanderungsbestimmungen unabdingbar.
• Anforderungen an Geschäftsreisen: Was ist bei Geschäftsreisen in und aus dem Gastland erlaubt oder nicht erlaubt? Denken Sie daran, dass Ihr Transferee möglicherweise zwischen dem Heimatland und dem Gastland hin und her reisen muss oder für kurze Besuche oder Treffen vom Gastland in andere Länder reisen muss. Ist diese Geschäftsreise mit ihrem Visum erlaubt? Wird es bei der Wiedereinreise Komplikationen geben? Hat dies Auswirkungen auf die Einhaltung der Steuervorschriften?

Suchen Sie sich einen Global Mobility Experten für Compliance

Die Beherrschung von Compliance und Recht in unterschiedlichen Relocation-Szenarien erfordert ein breites Expertenwissen, das zu unterschiedlichen Zeitpunkten wichtig wird und während dem gesamten Relocation Prozess angewendet werden muss. Wenn Sie die Umsiedlung Ihrer Mitarbeitenden für lang- oder kurzfristige Einsätze outgesourced haben, bedeutet dies, dass Sie eng mit Ihrem Relocation-Anbieter zusammenarbeiten, um alle rechtlichen und Compliance-Anforderungen vor, während und nach einem Einsatz im Auge zu behalten.

Unsere Packimpex-Teams in der Schweiz, Deutschland, Belgien, den Niederlanden und Großbritannien überprüfen ständig die neuesten Anforderungen in Bezug auf Einwanderung, Versicherungen, Arbeitsverträge, Gehaltszahlungen und Wohnungs- oder Pachtanforderungen.

Wenn es um Compliance geht, gehen wir mit gutem Beispiel voran. Packimpex ist Teil von EuRA und SARA, zwei bekannten Relocation-Verbänden. Unsere Mitgliedschaft ist eine Garantie dafür, dass die von uns erbrachten Dienstleistungen alle notwendigen Compliance-Anforderungen in unserer Branche erfüllen. Genauer gesagt bezieht sich unsere Zertifizierung nach ISO 270001 auf Sicherheitssysteme, Datenmanagement und Datenhandhabung. Diese Managementprozesszertifizierung bedeutet, dass die Prozesse in allen Packimpex-Niederlassungen in allen Ländern, in denen wir tätig sind, gleich sind. Unsere Kunden und Partner können sich darauf verlassen, dass ihre persönlichen Daten sicher bleiben. Packimpex gehört zu den ersten europäischen Relocation-Unternehmen, die diese Zertifizierung erhalten haben.

Haben Sie Fragen zu einer bestimmten gesetzlichen Anforderung oder benötigen fachmännische Unterstützung für die durchgängige Abwicklung der Relocation Ihrer Mitarbeitenden?

Unsere Rechts- und Compliance-Experten stehen Ihnen gerne zur Verfügung.

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Rechtlicher Hinweis: Gemäß dem deutschen Rechtsberatungsgesetz stellt dieser Artikel keine formelle Rechtsberatung dar und sollte nicht als fallspezifische Beratung angesehen werden. Er ersetzt nicht das Gespräch mit unseren Teammitgliedern oder die Einholung einer professionellen Rechtsberatung. Weitere Details zum Haftungsausschluss sind in unseren Nutzungsbedingungen enthalten.

Wenn Sie Mitarbeitende Ihres Unternehmens umsiedeln müssen oder falls Sie fallspezifische Informationen suchen, kontaktieren Sie uns. Unser Team von internationalen Relocation-Experten unterstützt Sie gerne.