Firmenumzug Kosten – Was kostet ein Firmenumzug?

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Bei einem Firmenumzug müssen Sie nicht nur die Kosten für den Umzug allein berücksichtigen, sondern auch die Kosten für die entsprechende Ausfallzeit.

Je nachdem wie lang die Umzugsdauer ist, sind die Ausfallzeiten für das Unternehmen relativ hoch. Es sollte deshalb in Ihrem Interesse sein, den Büroumzug so schnell wie möglich abzuwickeln.

Nicht nur alle Firmenunterlagen, sondern auch Ihre Mitarbeiter sollen deshalb schnell an den neuen Standort wechseln. Dies trägt dazu bei, dass die Arbeitsprozesse schnell wieder aufgenommen werden können.

Um gewährleisten zu können, dass nicht nur die Arbeitsprozesse, sondern auch Termine ungestört ablaufen können, bedarf ein Firmenumzug einer umfangreichen Planung und entsprechender Expertise. Die einzelnen Transportmöglichkeiten müssen gut geplant und gründlich durchdacht sein.

Bei einem Firmenumzug handelt es sich ganz klar um eine große Herausforderung. Überlassen Sie hierbei nichts dem Zufall und holen Sie sich frühzeitig Unterstützung zur Seite. Am besten beauftragen Sie hierfür einen erfahrenen Relocation Dienstleister, der über die notwendige Erfahrung und Expertise auf dem Gebiet verfügt.

Im Folgenden können Sie mehr darüber nachlesen, was Sie ansonsten noch bei einem Firmenumzug beachten müssen und wie sich die Kosten dabei senken lassen.

Checkliste für Ihren Firmenumzug

Das Anlegen einer Checkliste hat sich in Sachen Umzügen als sehr hilfreich erwiesen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie alle Faktoren berücksichtigen und dabei keine wichtigen Punkte vergessen.

Einer der ersten Punkte auf der Checkliste für Ihren Firmenumzug sollte das Anmieten neuer Büroräumlichkeiten, aber auch die Suche nach einem passenden Relocation Dienstleister sein.

Ein Relocation Dienstleister bietet Ihnen den großen Vorteil, dass er Ihnen einen Allround Service bietet. Sie müssen sich dadurch nicht auf die Suche nach Umzugshelfern oder ähnlichem begeben. Haben Sie bereits an die Beantragung einer Halteverbotszone für den Umzugstag gedacht? Auch das übernimmt der Experte für Sie.

Bedenken Sie bei dem Erstellen Ihrer Checkliste auch unbedingt, dass Sie sich selbst entsprechende Fristen setzen. Vermerken Sie hinter den einzelnen Punkten bis wann die Aufgaben spätestens erledigt sein müssen. Dadurch behalten Sie nicht nur den Überblick, sondern können sich zudem sicher sein, dass die einzelnen Aufgaben fristgerecht erfüllt werden.

Insbesondere, wenn Sie nicht allein für den Firmenumzug verantwortlich sind, sollte auf der Checkliste vermerkt sein, wer für welche Aufgaben zuständig ist und ob dabei Kosten anfallen.

Es lohnt sich übrigens, in jeder Phase des Umzugs mit einer eigenen Checkliste zu arbeiten. Dadurch behalten Sie garantiert den Überblick.

Die Planung des Firmenumzugs

Es lohnt sich frühzeitig mit der Vorbereitung für Ihren Firmenumzug zu beginnen. Scheuen Sie sich dabei, nicht Aufgaben auch an Ihre Mitarbeiter abzugeben. Eventuell lohnt es sich ein Umzugsteam festzulegen. Dabei kann es sich um einen Kreis fähiger Angestellter handeln, die sich mit dem Firmenumzug intensiv befassen. Dies hat den Vorteil, dass Ihnen, als Leitung der Firma, den Rücken frei gehalten wird.

Vergessen Sie nicht, dass ein Firmenumzug um einiges umfangreicher ist als ein Privatumzug. Es gibt dabei deutlich mehr zu beachten als Sie vorerst erwarten würden. Für einen Firmenumzug müssen Sie dringend ausreichend Zeit einplanen.

Am besten unterteilen Sie die Planung dabei außerdem in unterschiedliche Planungsphasen. Dadurch behalten Sie den Überblick und werden nicht durch den Berg an Aufgaben überwältigt.

6 Monate vor dem Firmenumzug

Laut dem deutschen Mietrecht müssen Geschäftsräume mindestens sechs Monate vor dem beabsichtigten Mietende gekündigt werden. Informieren Sie den Vermieter deshalb dringend über Ihr Vorhaben und übermitteln die entsprechende schriftliche Kündigung auf.

Vergessen Sie nicht mit der Abgabe der Kündigung einen Termin mit Ihrem Vermieter zur Übergabe der Räumlichkeiten, aber auch zur Abrechnung der Heiz- beziehungsweise Nebenkosten zu machen.

Sechs Monate vor dem Firmenumzug ist zudem ein guter Zeitpunkt, um sich nach einem geeigneten Umzugspartner umzusehen. Holen Sie sich entsprechende Kostenvoranschläge ein und prüfen Sie die Verfügbarkeit der einzelnen Unternehmen. Besprechen Sie welche Leistungen die einzelnen Unternehmen übernehmen und entscheiden Sie sich dann für den Umzugsdienstleister, der am besten zu Ihnen passt.

3 Monate vor dem Firmenumzug

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter und Geschäftspartner über den Firmenumzug. Benennen Sie dabei nicht nur Ihren neuen Firmensitz, sondern auch das genaue Umzugsdatum. Insbesondere, wenn Sie mit Ausfallzeiten rechnen, müssen Sie Ihre Geschäftspartner frühzeitig informieren, um wichtige Termine entsprechend früher oder später legen zu können. Für Ihre Geschäftspartner ist außerdem Ihre neue Adresse und Ihre neue Telefonnummer wichtig. Am besten verfassen Sie hierzu eine schriftliche Nachricht, in der Sie die neuen Kontaktmöglichkeiten mitteilen.

Drei Monate vor dem Umzugstermin sollten Sie außerdem daran denken Ihre Firmenanschrift in den jeweiligen Verzeichnissen zu ändern. Dazu zählt unter anderem das Handelsregister, aber auch Verzeichnisse wie die Gelben Seiten und das örtliche Telefonbuch.

Informieren Sie außerdem öffentliche Institutionen wie das Finanzamt, die einzelnen Versicherungen, das Amtsgericht, Berufsgenossenschaften, aber auch Ihre Bank über den bevorstehenden Firmenumzug und teilen Sie den Institutionen im Rahmen dessen direkt Ihre neue Firmenanschrift, aber auch Ihre neue Telefonnummer mit.

Die EDV ist in vielen Unternehmen ein sehr komplexes Thema. Der Umzug der EDV Ihres Unternehmens muss deshalb gründlich geplant sein. Planen Sie den Umzug deshalb dringend mit Ihrem IT-Service und besprechen Sie die einzelnen Schritte.

Um keine wichtige Post zu verpassen, sollten Sie sich außerdem frühzeitig, um einen Nachsendeauftrag bei der Post bemühen. Den Auftrag können Sie so einrichten, dass Ihre Post ab dem Umzugsdatum automatisch an Ihre neue Anschrift zugestellt wird. Der Absender wird dabei zudem über Ihre neue Anschrift informiert.

Der Umzugstag

Bevor Sie mit dem Umzug beginnen, sollten Sie sowohl Ihre alten, aber auch Ihre neuen Räumlichkeiten auf eventuelle Beschädigungen kontrollieren.

Für den Umzug ist es außerdem wichtig, dass die Transportwege zu Ihren neuen Räumlichkeiten frei sind. Außerdem sollten Sie bereits über Strom und Licht verfügen. Planen Sie deshalb am Umzugstag einen kurzen Rundgang ein. Führen Sie diesen sowohl in Ihren alten, aber auch in Ihren neuen Räumlichkeiten durch.

Um sich Arbeit im Anschluss zu ersparen, sollten Sie außerdem darauf achten, dass die Umzugskartons direkt in den entsprechenden Räumlichkeiten landen. Kontrollieren Sie Ihre alten Räumlichkeiten noch mal gründlich, bevor Sie diese endgültig verlassen. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie nichts vergessen haben.

Kosten senken bei einem Firmenumzug

Vorneweg müssen Sie wissen, dass die Kosten bei einem Büroumzug sehr unterschiedlich sind. Sie richten sich nach mehreren Faktoren. Dabei spielt unter anderem die Größe, aber auch die Menge Ihres Umzugsgutes eine Rolle und die Zeit, in der Sie den Umzug bewältigt haben möchten.

Je nachdem wie groß Ihr Firmeninventar ist, benötigen Sie einen größeren oder einen kleineren Transporter. Dieser Faktor spielt ebenfalls in die Kostengestaltung bei einem Firmenumzug.

Welches Firmeninventar besitzen Sie? Der Transport von elektrischen Geräten oder Maschinen ist in den meisten Fällen deutlich teurer als der Transport von klassischem Büroinventar.

Kalkulieren Sie unterschiedliche Möglichkeiten zusammen mit Ihrem Relocation Dienstleister. Eventuell entscheiden Sie sich dafür vereinzelte Aufgaben doch selbst zu übernehmen, um die Kosten des Umzugs zu senken.

Grundsätzlich kostet ein Umzug bei Räumlichkeiten von bis zu 60 qm und 4 Mitarbeitern zwischen 600 und 1000 Euro. Ab 15 Mitarbeitern und etwa 8 Kubik Büroinventar pro Mitarbeiter kostet der Firmenumzug pro Mitarbeiter meist zwischen 170 € bis 250 €. Dies sind jedoch reine Schätzwerte und sind nicht mit einem individuellen Angebot zu vergleichen.

Machen Sie sich bevor Sie eine Umzugsfirma oder einen Relocation Dienstleister beauftragen bewusst, welche Aufgaben Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter übernehmen werden und welche Aufgaben Sie gerne abgeben möchten. Es schadet außerdem nicht Preise zu vergleichen. Holen Sie sich mehrere Angebote ein und entscheiden Sie sich am Ende für das, das nicht nur preislich, sondern auch von dem Leistungsumfang am besten zu Ihnen passt.

Dennoch gibt es Möglichkeiten, wie Sie die Kosten für einen Firmenumzug bewusst senken können. Sie können zum Beispiel die Kosten für den Umzug bei Ihrer Steuererklärung als Betriebsausgaben absetzen. Insbesondere, wenn Ihr Unternehmen aus Platzgründen umzieht, haben Sie gute Chancen, dass das Finanzamt die Kosten anerkennt. Gleiches gilt, wenn Sie an Ihrem bisherigen Unternehmensstandort kein passendes Personal finden können oder der Standort schlecht zu erreichen ist.

In den eben genannten Fällen können Sie die Umzugskosten in vollem Umfang als Betriebsausgaben in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

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