Firmenumzug – Checkliste: An das müssen Sie denken!

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Planen Sie einen Firmenumzug? Dann gibt es vieles zu bedenken. Am besten ist es dann, wenn Sie sich einen Umzugsprofi suchen, der Ihnen hilft an alles Nötige zu denken.

Eine Checkliste kann Ihnen dabei helfen, an alles Notwendige zu denken, denn der Firmenumzug ist sehr komplex. Dabei muss an deutlich mehr Dinge gedacht werden, als bei einem Wohnungsumzug.

Planen Sie die Verlagerung Ihres Firmenstandortes ausreichend und nehmen Sie sich genügend Zeit dafür. Holen Sie sich Hilfe für den Umzug. Kommunizieren Sie den Umzug außerdem rechtzeitig an Ihre Mitarbeiter.

Im Folgenden finden Sie mehr Informationen, die Ihnen dabei helfen werden, den Firmenumzug möglichst stressfrei zu bewältigen.

Die richtige Kommunikation

Eine gute und umfangreiche Kommunikation innerhalb des Unternehmens ist wichtig. Dies gilt erst recht für die Verlagerung des Firmenstandortes. Unterrichten Sie nicht nur den Betriebsrat möglichst zeitnah über den Firmenumzug, sondern auch Ihre Mitarbeiter.

Für Ihre Mitarbeiter ist ein Standortwechsel notwendig, denn er bedeutet nicht nur eine Veränderung in Sachen Arbeitsplatz, sondern meistens auch eine Veränderung bzgl. des Weges zur Arbeit.

Kommunizieren Sie die Vorteile des neuen Standortes. Durch eine umfangreiche Kommunikation können Sie Ihre Mitarbeiter für den Standortwechsel begeistern. Heben Sie unbedingt die Vorteile des Standortwechsels hervor.

Updaten Sie Ihre Mitarbeiter über die Fortschritte der Planung. Ihre Mitarbeiter werden sich in jedem Fall über mehr Informationen zur neuen Unterkunft freuen. Fotos der neuen Räumlichkeiten können als Foto versendet werden. Ein neuer Arbeitsplatz ist aufregend für alle, die in Ihrem Unternehmen arbeiten. Die Gefühle sind dabei meist gemischt. Sie können die Vorfreude Ihrer Mitarbeiter steigern, indem Sie die positiven Aspekte des Firmenumzuges hervorheben.

Hören Sie Mitarbeitern zu. Eventuell haben sie Vorschläge oder Wünsche für den neuen Arbeitsplatz, die Sie als Arbeitgeber sogar berücksichtigen können.

Wie groß ist die Entfernung zum neuen Arbeitsort? Vor allem bei einer sehr großen Entfernung kann es sein, dass Sie manche Mitarbeiter durch eine Kündigung verlieren, da ihnen die Entfernung zum Wohnort dann zu groß ist.

Denken Sie an den Nachsendeauftrag

Als Unternehmen ist es besonders wichtig, dass die Post geregelt ist. Sie möchten keine wichtigen Briefe oder Sendungen verpassen. Bei Ihrer Post können Sie ganz einfach einen Nachsendeauftrag beantragen. Das bedeutet, dass alle Briefe und Sendungen automatisch an Ihre neue Adresse umgeleitet werden.

Informieren Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner rechtzeitig über Ihren Büroumzug und teilen Sie ihnen insbesondere die neue Anschrift mit. Am besten verschicken Sie diesbezüglich eine E-Mail oder eine kurze Notiz per Post.

Nachdem Sie erfolgreich umgezogen sind, können Sie ein Rundschreiben bzgl. des geplanten Firmenumzuges an alle Ihre Kunden und Geschäftspartner versenden.

Kündigen Sie den Firmenumzug rechtzeitig an. Vermerken Sie einen Hinweis bzgl. des Umzuges in der Signatur Ihrer Mitarbeiter. Dadurch werden deren Kontakte automatisch beim Versenden jeder E-Mail über den Umzug und den neuen Firmenstandort informiert.

Bei der Verlagerung eines Firmensitzes ist es nicht nur wichtig, dass Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner informieren, sondern auch alle wichtigen Ämter und Behörden. Informieren Sie alle Kammern und Verbände, bei denen Sie eingetragen sind. Eventuell müssen Sie dazu wichtige Formulare ausfüllen, die Ihren neuen Firmensitz amtlich machen.

Ämter wie das Finanzamt, das Arbeitsamt, das Gewerbeamt aber auch die IHK und verschiedene Berufsverbände müssen unbedingt über Ihren Firmenumzug unterrichtet werden.

Die richtige Organisation aller Formalitäten

Zu der Verlegung eines Firmensitzes gehört nicht nur der Firmenumzug an sich, sondern auch die Organisation aller nötigen Formalitäten.

Ist Ihr Unternehmen in Verzeichnissen registriert? Aktualisieren Sie Ihre Firmenanschrift sowohl in allen Online-, aber auch in allen Offline-Verzeichnissen.

Es ist wichtig, dass Sie die Anschrift im Handelsregister ändern lassen.

Ändert sich Ihre Telefonnummer? Passen Sie die Einträge entsprechend im Telefonbuch und den Gelben Seiten an.

Insbesondere, wenn es sich um Print-Einträge handelt, kann die Abänderung oft längere Zeit in Anspruch nehmen. Planen Sie die Änderung deshalb mit entsprechender Vorlaufzeit.

Sie können verschiedene Einträge deshalb bereits vor Ihrem Firmenumzug ändern.

Denken Sie außerdem daran unnötige Verträge rechtzeitig zu kündigen. Eventuell benötigen Sie bestimmte Stellplätze nicht mehr und können diese kündigen. Sie sollten außerdem auch an regelmäßige Lieferungen, wie zum Beispiel die regelmäßige Lieferung von Getränken oder Obst für Ihre Mitarbeiter, denken. Kündigen Sie diese oder teilen Sie den Lieferanten Ihre neue Adresse bereits Monate vor dem Umzug mit.

Planen Sie den Transport

Der Transport aller Möbel, Akten, Bürobedarfsartikeln, etc. kann sehr komplex sein. Überlassen Sie hierbei deshalb nichts dem Zufall. Am besten suchen Sie sich ein geeignetes Umzugsunternehmen, das Ihnen dabei hilft alles entsprechend zu verpacken und zu transportieren.

Ein Firmenumzug kann schnell in Chaos oder Stress ausarten. Vermeiden Sie diesen, indem Sie sich entsprechend vorbereiten.

Für den Firmenumzug muss eventuell außerdem eine spezielle Halteverbotszone bestellt werden. Indem Sie einen Experten mit dem Umzug beauftragen, überlassen Sie dabei nichts dem Zufall.

Hilfe vom Spezialisten

Je nachdem um welches Unternehmen es sich bei Ihrer Firma handelt, kann die Verlegung eines Firmenstandortes sehr unterschiedlich ausfallen. Das Inventar kann dabei von einem klassischen Büro, über ein Labor oder schwere Maschinen reichen.

Insbesondere das Handling von schweren oder empfindlichen Maschinen sollte dabei Experten überlassen werden.

Legen Sie im Vorfeld einen Katalog über das Inventar an. Sie möchten dies nicht selbst machen? Viele Umzugsunternehmen bieten dies zusätzlich in ihrem Servicekatalog an. En Umzugsspezialist weiß wie bestimmte Möbel oder Maschinen verpackt und transportiert werden müssen.

Allein die Auswahl des richtigen Umzugsfahrzeugs kann eine große Herausforderung sein. Die Mitarbeiter eines Umzugsunternehmens sind entsprechend geschult und wissen deshalb wie sie bestimmte Dinge zu behandeln haben.

Der Umzugsspezialist kann Ihnen außerdem dabei helfen, das richtige Umzugsmaterial bereitzustellen. Er stellt Ihnen das Rundum-sorglos-Paket, wenn Sie das wünschen. Viele Umzugsunternehmen bieten zum Beispiel die Vermietung von Umzugskartons an. Dadurch können Sie zusätzlich noch Geld sparen und Sie müssen sich im Anschluss nicht um die Entsorgung der Kartons kümmern.

Das Umzugsunternehmen legt meist auch die Reihenfolge des Umzuges fest. Welche Räume müssen zuerst ausgeräumt werden? Besprechen Sie diese Punkte mit Ihrem Umzugsunternehmen. Sie möchten Ihren normalen Unternehmensbetrieb so schnell wie möglichst am neuen Standort wieder aufnehmen können. Legen Sie deshalb bestimmte Prioritäten auf bestimmte Räume.

Wählen Sie ein passendes Umzugsdatum. Am besten entscheiden Sie sich für einen Tag, an dem das Arbeitsaufkommen besonders gering ist. Dadurch vermeiden Sie einen Ausfall in ihrem Unternehmensalltag.

Wichtige Räume und Inventar

Planen Sie die Renovierungsmaßnahmen für den neuen Firmensitz. Insbesondere, wenn Sie eine zeitintensive Renovierung planen, sollten Sie mit der Planung frühzeitig beginnen.

Holen Sie entsprechende Angebote bei den Handwerkern ein. Für einen aufwendigen Umbau sollten Sie mit der Arbeit mindestens 3 Monate vor dem Umzug begonnen werden. Planen Sie entsprechende Zeit für Verspätungen ein. Sie möchten in jedem Fall vermeiden in eine Baustelle zu ziehen.

Planen Sie die Anordnung der Arbeitsplätze in den neuen Räumlichkeiten. Ein Firmenumzug kann dabei zusätzlich eine Chance sein, die Arbeitsabläufe entsprechend zu optimieren. Befragen Sie Ihre Mitarbeiter. Eventuell haben sie Wünsche oder Anregungen, die Sie in den neuen Räumlichkeiten umsetzen können. Dadurch steigern Sie zusätzlich die Mitarbeiterzufriedenheit am neuen Arbeitsplatz.

Katalogisieren Sie das vorhandene Inventar. Planen Sie das gesamte Inventar umzuziehen oder nutzen Sie den Umzug für eine Neuanschaffung von einer neuen Büroausstattung? Sortieren Sie alte Möbel aus. Dies spart nicht nur Zeit beim Umzug, sondern auch Geld, da die Möbel dann nicht unnötig transportiert werden müssen.

Achten Sie beim Firmenumzug auch dringend auf den Datenschutz. Insbesondere, wenn Sie sensible Kundendaten noch in Papierform haben, müssen Sie beim Umzug besonders darauf achten, dass diese nicht in die falschen Hände geraten.

Ein Firmenumzug kann deshalb zudem eine gute Gelegenheit für elektronische Archivierung sein.

Prüfen Sie Ihre EDV-Anlagen. Eventuell ist Ihre Technik nicht mehr zeitgemäß und kann durch den Umzug aussortiert werden. Nutzen Sie die Gelegenheit für eine Neuanschaffung und achten Sie außerdem bei dem Umzug darauf einen Spezialisten vor Ort zu haben, der die EDV-Technik am neuen Arbeitsplatz aufbauen kann.

Firmenumzug Checkliste

Bei einem Umzug gibt es vieles zu beachten. Im Folgenden finden Sie eine Checkliste, anhand welcher Sie die einzelnen Schritte prüfen können:

Zwei Wochen vor dem Firmenumzug

Bestätigung wichtiger Termine

• Handwerkertermine müssen bestätigt sein.
• Ist der Umzugstermin mit der Spedition bestätigt?
• Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter nochmals an den Umzug.
• Sind alle externen Dienstleister beauftragt?

Beauftragung einer Reinigungsfirma

Bei einem Umzug fällt entsprechend Schmutz an. Haben Sie bereits eine Reinigungsfirma für die neuen bzw. auch für die alten Räumlichkeiten beauftragt?

Denken Sie zusätzlich an die Reinigung der Treppenhäuser am Umzugstag.

Abrechnung aller Kosten

• Lassen Sie alle Zählerstände des alten Firmensitzes ablesen.
• Klären Sie die Heiz- bzw. Nebenkosten der alten Räumlichkeiten.

Übergabetermin

• Vereinbaren Sie einen Übergabetermin der neuen Räumlichkeiten.
• Bereiten Sie ein entsprechendes Übergabeprotokoll vor.
• Vereinbaren Sie einen Termin zur Übergabe der alten Räumlichkeiten.

Der Umzugstag

• Kontrollieren Sie die neuen Räumlichkeiten auf Unversehrtheit und notieren Sie mögliche Mängel.
• Überprüfen Sie den alten Standort. Wurde alles eingepackt?
• Organisieren Sie die Zuordnung der einzelnen Räumlichkeiten in Bezug auf die Umzugskartons.

Nach dem Firmenumzug

• Packen Sie die Kartons aus.
• Schließen Sie alle benötigten Geräte an.
• Wurden Möbel beim Transport beschädigt? Melden Sie eventuelle Schäden an die Transportfirma.
• Denken Sie daran, die Umzugskosten bei der Steuererklärung anzugeben.

 

Mehr Infos zum Thema Firmenumzug in den folgenden Städten finden Sie hier:

Hamburg, Düsseldorf, Berlin, München, Frankfurt

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