Blog

Entsendevertrag – Entsendung eines Mitarbeiters ins Ausland

by daniela on 6 März 2021

< return to blog

Bei der Entsendung eines Mitarbeiters ins Ausland gibt es vieles zu beachten. Die Entsendung muss vertraglich festgeschrieben werden. Der Prozess ist dabei nicht nur für Sie als Arbeitgeber aufregend, sondern erst recht für Ihren Arbeitnehmer.

In der Festlegung des Vertrages sollte unter anderem die Rückkehr Ihres Arbeitnehmers klar geklärt sein.

Was ist eine Entsendungsvereinbarung? Was ist eine Versetzungsvereinbarung und in welchem Land muss das Gehalt des Mitarbeiters versteuert werden? All das sind Fragen, die aufkommen, wenn Sie die Entsendung einem Ihrer Mitarbeiter ins Ausland planen.

Im Folgenden können Sie mehr dazu lesen.

Formen der Auslandsentsendung

Entsendevertrag Bild 1

Viele Unternehmen senden ihre Mitarbeiter im Laufe ihrer Karriere für eine bestimmte Zeit ins Ausland. Eine Entsendung ist inzwischen nicht nur für Arbeitgebern, sondern auch bei vielen Arbeitnehmern sehr attraktiv geworden.

Die Entsendung von einem Ihrer Mitarbeiter beschreibt aber tatsächlich nur die Verlagerung seines Arbeitsplatzes ins Ausland für eine bestimmte Zeit. Oft wird eine Entsendung fälschlicherweise mit einer Auswanderung verglichen. Dabei hat eine Entsendung nichts mit einer Auswanderung zu tun.

Der Arbeitnehmer bleibt bei einer Entsendung an den deutschen Arbeitsvertrag gebunden. Eine Entsendung betrifft meist einen Zeitraum von ein bis zwei Jahren.

Diese muss rechtlich in einem Vertrag festgelegt sein. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

Erhaltung des deutschen Arbeitsvertrags 

Die gängigste Methode zur vertraglichen Regelung einer Entsendung ist die Beibehaltung des deutschen Arbeitsvertrags. Arbeitgeber und Arbeitnehmer kommt nach wie vor ihren Pflichten und Rechten nach. Dem deutschen Arbeitsvertrag muss in dem Fall jedoch um einen sogenannten Entsendungsvertrag beigefügt werden. Dieser regelt sämtliche Einzelheiten rund um die Entsendung.

Sie als deutscher Arbeitgeber bleiben weiterhin für die Gehaltsabrechnung und -zahlung verantwortlich.

Versetzung des Mitarbeiters zu einem Tochterunternehmen

Eine weitere Möglichkeit zur Entsendung eines Mitarbeiters ist die Anstellung bei einer ausländischen Tochtergesellschaft. Der deutsche Arbeitsvertrag wird demnach für den Zeitraum des Auslandseinsatzes stillgelegt.

Ihr Mitarbeiter wird für die Dauer der Entsendung bei einer Ihrer Tochterunternehmen im Ausland angestellt. Das bedeutet, dass an die Stelle des Mutterunternehmens  das Tochterunternehmen im Ausland tritt.

Ihr Mitarbeiter bleibt aber trotz neuem Arbeitsvertrag dennoch an das deutsche Mutterunternehmen gebunden. Das bisherige deutsche Arbeitsverhältnis ruht so lange bis Ihr Mitarbeiter an seinen Heimatort zurückkehrt.

Wichtig dabei ist, dass sowohl die Stilllegung des deutschen Arbeitsvertrags als auch alle Regelungen zum neuen Arbeitsvertrag schriftlich in einem Vertrag festgehalten werden müssen. Dies geschieht meist in Form eines sogenannten Versetzungsvertrags und einer Ruhevereinbarung. Beide Verträge müssen zur Gültigkeit von beiden Parteien unterschrieben werden.

Die Ruhevereinbarung hält alle Vereinbarungen zur Stilllegung des deutschen Arbeitsverhältnisses fest. Das bedeutet, dass alle Rechten und Pflichten, die im Vertrag aufgeführt sind, für beide Vertragsseiten für die Dauer des Auslandsaufenthaltes festgelegt sind. Der deutsche Arbeitsvertrag wird erst nach der Rückkehr Ihres Mitarbeiters reaktiviert. Er kann allerdings bereits um eine neue Tätigkeit erweitert werden. Für viele Arbeitnehmer ist eine Entsendung besonders reizvoll, wenn ihnen schon vor ihrer Rückkehr eine Beförderung bei Ankunft am Heimatort vertraglich zugesichert wurde.

Was ist ein Entsendungsvertrag?

Die Globalisierung zwingt inzwischen selbst kleine Unternehmen international zu agieren. Viele Arbeitgeber senden Ihre Arbeitnehmer deshalb für bestimmte Zeit in Drittstaaten. Während des Zeitraums der Entsendung bleibt das bisherige Arbeitsverhältnis bestehen, befindet sich allerdings in einem Ruhezustand.

Durch die Eingliederung in das ausländische Unternehmen untersteht der Arbeitnehmer zudem dem Weisungsrecht des ausländischen Arbeitgebers. Dabei handelt es sich meistens um eine Tochtergesellschaft des deutschen Arbeitgebers.

Die Entsendung Ihres Arbeitnehmers wird in einem sogenannten Entsendevertrag geregelt. Dieser enthält alle Regeln und Pflichten beider Seiten und bezieht sich auf die Tätigkeit des Arbeitnehmers an seiner ausländischen Arbeitsstelle.

Viele Unternehmen gestalten die Modalitäten bei einer Entsendung sehr großzügig. Dies stellt für viele Arbeitnehmer einen großen Anreiz dar das private Umfeld zu verlassen und sich mit dem Arbeitgeber für eine Auslandstätigkeit zu entscheiden.

Folgende Punkte müssen zwingend in einem Entsendevertrag enthalten sein:

Aufgaben des Mitarbeiters

Beschreiben Sie die Aufgaben Ihres Mitarbeiters so konkret wie möglich. Die disziplinarischen und fachlichen Befugnisse Ihres Mitarbeiters müssen ebenfalls vertraglich geregelt sein.

Beschreiben Sie klar, welchem Vorgesetzten bei seiner Auslandstätigkeit unterstellt ist und an wen er berichten soll.

Zeitraum der Entsendung

In der Regel dauert eine Entsendung mindestens ein bis zwei Jahre. Oft besteht dann die Möglichkeit auf eine Verlängerung, sodass der Mitarbeiter bis zu vier Jahren ins Ausland entsendet wird.

Legen Sie den Zeitraum der Entsendung im Vertrag klar fest. Beschreiben Sie zudem die Option auf Verlängerung der Auslandstätigkeit, aber auch die Rückrufmöglichkeiten des Mitarbeiters Ihrerseits.

Als Arbeitgeber können Sie eine ordentliche Kündigung im Zeitraum der Entsendung grundsätzlich ausschließen, indem sie dies als Klausel im Entsendungsvertrag festhalten. 

Bezüge des Arbeitnehmers

Der Entsendungsvertrag muss die Bezüge des Arbeitnehmers während seiner Auslandstätigkeit klar regeln. Meist sind diese in eine monatliche Grundvergütung, eine Auslandszulage und eine Prämie aufgegliedert.

Die Bezüge können Sie dem Arbeitnehmer dabei in Euro, aber auch in der Landeswährung auszahlen. Falls Sie sich für die Auszahlung in der Landeswährung entscheiden achten Sie aber unbedingt darauf, dass Sie das Gehalt jährlich durch einen maßgebenden Wechselkurs anpassen.

Viele Arbeitnehmer schätzen eine Nettogehaltszusage sehr. Falls Sie sich dafür entscheiden diese Ihrem Arbeitnehmer zu gewähren müssen Sie dies ebenfalls in dem Vertrag niederschreiben.

Steuerzahlungen

Beachten Sie unbedingt die steuerlichen Regelungen. Eventuell muss das Gehalt Ihres Arbeitnehmers durch die Auslandstätigkeit doppelt versteuert werden. Halten Sie ein gegebenenfalls anzuwendendes Doppelbesteuerungsabkommen schriftlich fest.

Sozialversicherung

Achten Sie bei der Entsendung Ihres Mitarbeiters ins Ausland unbedingt darauf, dass die deutsche Sozialversicherung weiterhin anwendbar ist. Wichtig hierbei ist auch die Krankenversicherung Ihres Arbeitnehmers.

Ihr Arbeitnehmer muss während des gesamten Aufenthalts im Ausland weiterhin krankenversichert sein. 

Nebenleistungen

Zahlen Sie Ihrem Arbeitgeber Nebenleistungen über seine klassische Bezahlung hinaus? Bieten Sie Ihrem Arbeitgeber einen Anreiz sich ins Ausland entsenden zu lassen.

Ein Firmenfahrzeug vor Ort, die Übernahme seiner Mietkosten, etc. muss in dem Entsendevertrag festgehalten werden. Sie können außerdem für den Nachteilsausgleich durch die steuerlich anerkannten Sätze für den Verpflegungsmehraufwand Ihres Mitarbeiters aufkommen.

Hat Ihr Mitarbeiter Familie? Viele Arbeitnehmer erklären sich zu einer Entsendung ins Ausland bereit, wenn die Familie mitkommt. Übernehmen Sie die Kosten für die Schule oder den Kindergarten im Ausland.

Übernahme der Reisekosten

Wer trägt die Reisekosten für die Entsendung ins Ausland? Kann Ihr Mitarbeiter während der Entsendung zurück in sein Heimatland reisen?

Legen Sie unbedingt vertraglich fest, ob Sie als Arbeitgeber für die Ausgaben für Dienstreisen oder private Rückflüge ins Heimatland aufkommen. Die Zahlung von Flugtickets zurück in die Heimat kann für viele Arbeitnehmer ein zusätzlicher Anreiz sein einer Entsendung ins Ausland zuzustimmen. 

Krankheit im Ausland

Regeln Sie die Vorgehensweise für den Notfall. Hat Ihr Mitarbeiter bereits eine Auslandskrankenversicherung? Zahlen Sie als Arbeitgeber zusätzliche Leistungen? Was passiert im Falle von Invalidität oder Tod?

Seien Sie für alle Eventualitäten gewappnet und schreiben Sie diese entsprechend im Vertrag nieder.

Empfehlen Sie Ihrem Mitarbeiter außerdem den Abschluss von weiteren Versicherungen wie einer Freizeitunfallversicherung, einer Haftpflichtversicherung und einer Versicherung bzgl. Reisegepäck und Umzug.

Was tun im Notfall?

Im Vertrag müssen unbedingt alle Regelungen für den Fall der höheren Gewalt ausgewiesen sein. Eine weitere Klausel sollte sich auf den finanziellen Ausgleich bei einer nicht verschuldeten Freiheitsbeschränkung beziehen. 

Urlaub und Arbeitszeit

Der Urlaubsanspruch Ihres Arbeitnehmers sowie die Arbeitszeit muss unbedingt im Entsendevertrag schriftlich festgehalten werden. Halten Sie sich hierbei an die Bestimmungen am ausländischen Aufenthaltsort.

Betriebliche Gepflogenheiten müssen ebenfalls an den Ort im Ausland angepasst werden. Der Urlaubsanspruch eines Arbeitnehmers ist im Ausland oft geringer. Dieser ist jedoch verhandelbar. Zeigen Sie sich besonders großzügig und bieten Sie Ihrem Arbeitnehmer auch im Ausland den gewohnten Urlaubsanspruch.

Kosten für den Umzug

Die Kosten für den Umzug ins Ausland bei einer Entsendung eines Mitarbeiters werden in der Regel von Ihnen als Arbeitgeber getragen. Die Transportversicherung sowie die Kosten für die Rückreise müssen ebenfalls von Ihnen als Arbeitgeber getragen werden.

Notieren Sie dies schriftlich im Vertrag.

Aufenthalts- bzw. Arbeitserlaubnis

Wie ist die Regelung im Ausland? Braucht Ihr Mitarbeiter eine Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnis um seiner Tätigkeit im Ausland nachgehen zu können?

Falls ja, beantragen Sie alle Papiere vor der Entsendung Ihres Mitarbeiters und regeln dies zudem klar in dem Entsendungsvertrag. Der Mitarbeiter muss die Erlaubnis selbst beantragen? Halten Sie diese Pflicht im Entsendungsvertrag fest.

Klausel zur Rückkehr (Rückkehrklausel)

In jedem Entsendungsvertrag muss die Rückkehr Ihres Mitarbeiters ins deutsche Unternehmen klar definiert sein. Dadurch sichern Sie dem Arbeitnehmer die Weiterbeschäftigung klar zu.

Hat Ihr Mitarbeiter nach der Rückkehr Aufstiegsmöglichkeiten im Unternehmen? Eventuell können Sie Ihrem Mitarbeiter nach erfolgreichem Auslandseinsatz in einer Position eingestellt werden, die der im Ausland ähnelt. Die Vergütung und der Verantwortungsbereich muss demnach schon klar in der Rückkehrklausel definiert werden.

Geltung der deutschen Rechtsordnung

Der Entsendungsvertrag muss klar regeln, welches Recht angewandt wird. Meist wird die Geltung des deutschen Rechts vereinbart.

Gerichtsstandsvereinbarung

Die meisten Arbeitgeber bestehen darauf, dass als Gerichtsstand der Sitz des Arbeitgebers vereinbart wird. Mit dem Sitz des Arbeitgebers ist hierbei der Standort in Deutschland gemeint.

Grundsätzlich sind auch andere Gerichtsstandsvereinbarungen gültig. Sprechen Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter ab und halten Sie das Besprochene als Klausel im Entsendungsvertrag fest. 

Regelung der betrieblichen Altersversorgung

Der Entsendungsvertrag muss unbedingt die Fortgeltung der betrieblichen Altersvorsorge festlegen. Werden die Beiträge während des Zeitraums der Entsendung weiterhin fortgeführt?

Definieren Sie die Fortführung der Beiträge klar im Entsendungsvertrag. Eine weitere Möglichkeit ist die Stilllegung der Beiträge. Der Anspruch muss dennoch in jedem Fall nach der Rückkehr weiterhin gewährt werden. In diesem Fall kann dem Mitarbeiter die Betriebszugehörigkeit für die Dauer der Entsendung angerechnet werden.

Können Sie eine Entsendung per Weisung anordnen?

Als Arbeitgeber sind Sie laut dem deutschen Arbeitsrecht nicht dazu berechtigt eine Entsendung ins Ausland per Weisung anzuordnen.

Ihr Weisungsrecht berechtigt Sie nicht zur Entsendung eines Mitarbeiters ins Ausland. Um einen Arbeitnehmer ins Ausland zu entsenden, muss eine einvernehmliche Ergänzung im Arbeitsvertrag erfolgen.

Um den Mitarbeiter ins Ausland zu entsenden, bedarf es außerdem einem Entsendungsvertrag und einer Ruhevereinbarung.

Die einzige Ausnahme, die Sie als Arbeitgeber zur Weisung berechtigt, ist, wenn Sie im Arbeitsvertrag einen Versetzungsvorbehalt notiert haben. Dieser muss sich allerdings auf einen dauerhaften Aufenthalt im Ausland beziehen und bedarf der klaren Zustimmung des Mitarbeiters.

Welches Recht wird bei einer Auslandsentsendung angewandt?

Um der Frage welches Recht bei einer Auslandsentsendung grundsätzlich aus dem Weg zu gehen, sollten Sie die als Arbeitgeber bereits im Entsendevertrag klar formulieren.

Dadurch, dass es sich um ein deutsches Unternehmen handelt, welches den Arbeitnehmer entsendet, wird in den meisten Fällen deshalb klar definiert, dass das deutsche Arbeitsrecht Anwendung findet.

Die Entscheidung für die Anwendung des deutschen Rechts bietet außerdem den großen Vorteil, dass die Regelungen klar überblickt werden können. Auch für den Fall, dass es zu einem arbeitsgerichtlichen Prozess kommen sollte, ist es in jedem Fall besser den Rechtsstreit vor einem deutschen Gericht zu vollziehen.

Die Verhandlungen finden dadurch in deutscher Sprache statt. Viele Arbeitsgerichte sind außerdem nicht begeistert, wenn sie in einem Rechtsstreit bzgl. eines deutschen Arbeitsverhältnisses entscheiden sollen welches Klauseln zugunsten einer ausländischen Rechtsordnung enthält.

Aus den oben genannten Gründen sollten Sie sich als Arbeitgeber zusammen mit Ihrem Arbeitnehmer unbedingt für eine Rechtswahl zugunsten des deutschen Rechts entscheiden. Diese Entscheidung ist durch die Grundlage des Prinzips der freien Rechtswahl jederzeit problemlos möglich.

Selbst wenn Sie es als Arbeitgeber versäumt haben die Wahl des Rechts klar im Arbeitsvertrag zu definieren, kann dennoch davon ausgegangen werden, dass das deutsche Arbeitsrecht Anwendung findet.

Verwandter Artikel: Entsendung nach Deutschland